B2414 từ3:16Bài viết Giọng AnhXuất bản 14 thg 3, 2026 · Cập nhật 23 thg 3, 2026

Công việc và sự nghiệpKinh doanh Đời sống hằng ngày Giáo dục

Xem trước âm thanh hoàn chỉnh

0:00

Đọc hiểu Từ vựng Nói theo Bài kiểm tra Nghe chép Hành trình

Mastering the Art of Professional Business Emails

Làm chủ nghệ thuật viết email kinh doanh chuyên nghiệp

In today's global business environment, writing effective emails has become an essential professional skill.

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay, việc viết email hiệu quả đã trở thành một kỹ năng chuyên môn không thể thiếu.

Whether you are communicating with colleagues, clients, or potential partners, the tone and structure of your email matter greatly.

Cho dù bạn đang giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác tiềm năng, giọng điệu và cấu trúc email của bạn đều rất quan trọng.

A well-crafted email can strengthen relationships, while a poorly written one may cause misunderstandings or even damage your reputation.

Một email được soạn thảo kỹ lưỡng có thể thắt chặt các mối quan hệ, trong khi một email viết kém có thể dẫn đến hiểu lầm, thậm chí làm tổn hại đến danh tiếng của bạn.

Understanding the key elements of professional email writing will help you communicate with confidence and clarity.

Hiểu được các yếu tố then chốt trong việc viết email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp một cách tự tin và rõ ràng.

Every professional email should begin with an appropriate greeting.

Mỗi email chuyên nghiệp đều nên bắt đầu bằng một lời chào phù hợp.

The most common and widely accepted opening is "Dear" followed by the recipient's name.

Cách mở đầu phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất là "Dear", theo sau là tên của người nhận.

For example, you might write "Dear Mr. Thompson" or "Dear Sarah" depending on how formal the relationship is.

Ví dụ, bạn có thể viết "Dear Mr. Thompson" hoặc "Dear Sarah" tùy thuộc vào mức độ trang trọng của mối quan hệ.

If you do not know the person's name, "Dear Sir or Madam" remains a safe and respectful choice.

Nếu bạn không biết tên của đối phương, "Thưa ông hoặc bà" vẫn là một lựa chọn an toàn và lịch sự.

#10

Choosing the right greeting sets the tone for the entire message and shows that you respect the reader.

Việc chọn lời chào phù hợp sẽ tạo tông điệu cho toàn bộ thông điệp và cho thấy bạn tôn trọng người đọc.

#11

The body of your email should be clear, concise, and well-organized.

Thân bài của email nên rõ ràng, súc tích và có tổ chức tốt.

#12

State your purpose in the first sentence so the reader immediately understands why you are writing.

Hãy nêu mục đích của bạn ngay trong câu đầu tiên để người đọc có thể hiểu ngay lý do bạn viết thư.

#13

If you need to send documents, always mention the attachment explicitly in your message.

Nếu bạn cần gửi tài liệu, hãy nhớ đề cập rõ ràng về tệp đính kèm trong thư.

#14

A simple phrase like "Please find the report attached" ensures the recipient knows to look for the file.

Một cụm từ đơn giản như "Vui lòng xem báo cáo đính kèm" sẽ đảm bảo người nhận biết cần phải xem tệp đó.

#15

Having mentioned all relevant details, you should also indicate whether any action is required from the reader.

Sau khi đã đề cập đến tất cả các chi tiết liên quan, bạn cũng nên cho biết liệu người đọc có cần thực hiện bất kỳ hành động nào không.

#16

This approach prevents confusion and keeps the communication efficient.

Cách tiếp cận này giúp ngăn ngừa sự nhầm lẫn và giữ cho việc giao tiếp luôn hiệu quả.

#17

Knowing how and when to follow up on an email is equally important.

Biết cách thức và thời điểm theo dõi email cũng quan trọng không kém.

#18

If you have not received a response within a reasonable time, sending a polite follow up message is perfectly acceptable.

Nếu bạn không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý, việc gửi một tin nhắn theo dõi lịch sự là hoàn toàn có thể chấp nhận được.

#19

You might write something like "I am writing to follow up on my previous email regarding the project deadline."

Bạn có thể viết một câu tương tự như: "Tôi viết thư này để theo dõi email trước đó của tôi về thời hạn của dự án."

#20

This kind of reminder shows professionalism without being pushy.

Loại nhắc nhở này thể hiện tính chuyên nghiệp mà không gây cảm giác thúc ép.

#21

It is generally recommended that you wait at least two to three business days before sending a follow up.

Thông thường, bạn nên đợi ít nhất hai đến ba ngày làm việc trước khi gửi email theo dõi.

#22

By that time, the recipient will have had enough time to review your original message.

Đến lúc đó, người nhận sẽ có đủ thời gian để xem xét tin nhắn gốc của bạn.

#23

Finally, closing your email properly leaves a lasting impression.

Cuối cùng, việc kết thúc email một cách đúng đắn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc.

#24

Common professional sign-offs include "Kind Regards," "Best Regards," or simply "Regards" followed by your full name and job title.

Các lời chào kết thúc chuyên nghiệp phổ biến bao gồm "Kind Regards", "Best Regards" hoặc chỉ đơn giản là "Regards", theo sau là họ tên đầy đủ và chức danh của bạn.

#25

Avoid overly casual endings such as "Cheers" or "Talk soon" in formal business correspondence.

Trong thư từ kinh doanh trang trọng, nên tránh sử dụng các lời kết quá thân mật, chẳng hạn như "Cheers" hoặc "Talk soon".

#26

A professional closing, combined with a clear signature, reinforces your credibility and makes it easy for the recipient to contact you.

Một lời kết thúc chuyên nghiệp, kết hợp với chữ ký rõ ràng, sẽ củng cố uy tín của bạn và giúp người nhận liên lạc với bạn dễ dàng hơn.

#27

Having mastered these fundamental elements, you will find that your business emails become more effective and well-received over time.

Sau khi nắm vững những yếu tố cơ bản này, bạn sẽ thấy rằng các email công việc của mình sẽ trở nên hiệu quả và được đón nhận nồng nhiệt hơn theo thời gian.

Danh sách cụm từ (7 cụm từ)

Cụm từ kèm nhãn loại, định nghĩa song ngữ, ghi chú sử dụng và câu ví dụ.

follow up

phrasal verb

To take further action or check the status of a previous communication.

Theo dõi, thực hiện bước tiếp theo

Giải thích: Trong bối cảnh kinh doanh, cụm từ này chỉ việc liên lạc hoặc xác nhận tiếp theo đối với các tin nhắn hoặc nội dung cuộc họp đã gửi trước đó.

Ví dụ: I am writing to follow up on my previous email regarding the project deadline.

Please find ... attached

collocation

A formal way to direct the reader's attention to a file included with the email.

Vui lòng xem tệp đính kèm

Giải thích: Đây là cách dùng chuẩn mực nhất trong email kinh doanh, dùng để thông báo cho người nhận rằng có tệp liên quan được đính kèm trong thư.

Ví dụ: Please find the report attached for your review.

set the tone

idiom

To establish a particular mood or character for a situation or communication.

Đặt ra tông giọng, thiết lập sắc thái

Giải thích: Chỉ việc thông qua lời mở đầu hoặc lời nói, hành động cụ thể để quyết định bầu không khí của toàn bộ cuộc giao tiếp sau đó (như trang trọng, thoải mái hoặc nghiêm túc).

Ví dụ: Choosing the right greeting sets the tone for the entire message.

business days

collocation

The days of the week on which most businesses are open (usually Monday to Friday).

Ngày làm việc

Giải thích: Chỉ những ngày làm việc chính thức sau khi trừ đi cuối tuần và các ngày lễ quốc gia, thường được dùng để tính thời gian phản hồi hoặc hạn chót.

Ví dụ: It is recommended that you wait at least two to three business days before sending a follow up.

body

technical term

The main part of a written work or email, excluding the introduction, greeting, and conclusion.

Thân bài (email)

Giải thích: Trong đời sống, "body" thường có nghĩa là "cơ thể". Tuy nhiên, trong văn viết hoặc email, nó chỉ phần nội dung chính của thông điệp, không bao gồm lời chào đầu (greeting) và lời kết (closing).

Ví dụ: The body of your email should be clear and concise.

sign-offs

technical term

The words or phrases used to end a letter or email before the sender's name.

Lời kết thúc thư

Giải thích: "Sign off" trong đời sống có thể là "đăng xuất" hoặc "dừng phát sóng". Trong viết email, nó chỉ những từ ngữ lịch sự đặt trước tên người gửi như "Sincerely" hoặc "Best regards".

Ví dụ: Common professional sign-offs include 'Kind Regards' and 'Best Regards'.

signature

technical term

A block of text automatically added to the end of an email, containing the sender's contact information and job title.

Chữ ký (email)

Giải thích: Thông thường "signature" nghĩa là "chữ ký" tay. Nhưng trong lĩnh vực email, nó chỉ khối văn bản được thiết lập sẵn, tự động xuất hiện ở cuối mỗi thư, chứa thông tin liên hệ (chức danh, số điện thoại, website công ty, v.v.).

Ví dụ: A professional closing, combined with a clear signature, reinforces your credibility.

Khóa học đề xuất

Đánh giá của học viên

Viết đánh giá

Quay lại khóa học Đăng ký

Business EmailEmail công việc

Xem trước âm thanh hoàn chỉnh

Chế độ học tập

Nội dung học tập

Danh sách từ vựng (12 từ)

Danh sách cụm từ (7 cụm từ)

Khóa học đề xuất

Đánh giá của học viên

Danh sách từ vựng (12 từ)

Danh sách cụm từ (7 cụm từ)

Xem trước âm thanh hoàn chỉnh

Chế độ học tập

Nội dung học tập

Danh sách từ vựng (12 từ)

Danh sách cụm từ (7 cụm từ)

Khóa học đề xuất